Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem perkantoran?

NAMA :WAWAN SUHENDRA
STAMBUK :21111233
KELAS :B.ADM TIK
MATA KULIAH:MANAJEMEN PERKANTORAN
1.jelaskan pengertian kantor?
2.jelaskan pengertian kantor modern?

3.berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern?

4.jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang terdapat didalamnya?

5.jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi?

6.jelaskan kemungkinan gangguan terhadap system yang digunakan dalam perkantoran modern?

7.uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran?
1. Jelaskan pengertian kantor…
Jawab
Kantor adalah sebuah tempat atau ruang dimana orang-orang atau seseorang melakukan aktivitas kerja kantor juga bisa diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatanyang bersifat administratif atau tepatnya kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif.
2. Jelaskan pengertian perkantoran modenr…
Jawab
Perkantoran modern adalah suatu tempat yang memiliki struktur bangunan besar dan sesuai tuntutan jaman yang memiliki tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, dan memiliki pegawai yang disiplin, profesional serta sikap dan memiliki pola pikir yang baik, efektif dan efisien.
3. Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern…
Jawab
Manajemen perkantoran modern adalah sebuah rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan secara mutakhir sesuai tuntunan jaman.
4. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang terdapat dalam organisasi…
Jawab
-Organisasi adalah bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang structural secara formal dalam suatu susunan hierarki dan saling bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
-unsur-unsur yang terdapat dalam organisasi.
• kelompok orang
• kerjasama
• terstruktur secara formal
• susunan hierarkis
• memiliki tujuan.
5. Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi…
Jawab
Kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi, berkedudukan sebagai factor pencapaian tujuan organisasi secara langsung yang telah ditetapkan.
6. Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern…
Jawab
-kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu system secara keseluruhan.
-kesalahan memilih fale induk dalam memasukkan data akan menyulitkan penemuannya kembali apabila diperlukan.
-berbagai firus computer dengan pengaruh negatifnya biasa mengacaukan banyak kegiatan dalam mengelolah informasi.
7. Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran…
Jawab
Perencanaan, penjadwalan, pelaksanaan, pengukuran, imbalan.
Jelaskan pengertian kantor?
Jawab:
Kantor = tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data.

2. Jelaskan pengertian perkantoran modern (PM)?
Jawab:
Perkantopran Modern adalah Hal-hal yang berkaitan dengan rangkaian kegiatan kantor yang berjalan sesuai tuntutan jaman yang memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, dan memiliki para pegawai yang berdisiplin, profesional serta sikap, pola pikir, dan tindakan yang sesuai tuntutan zaman.

3. Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern(MPM)?
Jawab:
Manajeman Perkantoran Modern adalah Rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan, dan pengendalian pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan secara mutakhir sesuai tuntutan zaman.
4. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi (O) dan unsur-unsur apa yang terdapat dalam organisasi!
Jawab:
Organisasi adalah Setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terkait secara formal dalam suatu susunan hierarkis.
Unsur-unsurnya: Kelompok orang; Kerjasama; Tujuan; Keterikatan formal; dan Sususnan hierarkis

5. Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi!
Jawab:
Kegiatan perkantoran berkedudukan sebagai faktor pencapaian tujuan organisasi secara langsung yang telah ditetapkan.

6. Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern!
Gangguannya:
a. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
b. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data akan menyulitkan penemuannya kembali apabila diperlukan.
c. Berbagai virus komputer dengan pengaruh negatifnya bisa mengacaukan banyak kegiatan dalam pengelola informasi.

7. Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran!
Jawab:
Menurut Leffingwell prinsipnya :
– Perencanaan
– Penjadwalan
– Pelaksanaan
– Pengukuran
– Imbalan
Menurut Komaruddin prinsipnya:
– Adanya manajer kantor yang cakap
– Tata ruang yang baik
– Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan yang otomatis apabila hasilnya ekonomis
– Penerapan penyederhanaan dan pengukuran kerja dengan kajian gerakan dan waktu.
– Pengupayaan sistem dan prosedur kantor
– Perbaikan sistem manajemen arsip
– Hubungan kepegawaian yang lebih
– Standar kualitas dan kuantitas kerja kantor harus dikembangkan
– Kesadaran kerja.
BAB III
1. Berikan batasan tentang data
Jawab:
– Data merupakan sebuah peristiwa
– Data merupakan bahan baku dari informasi
– Datajuga bisa berupa fakta-fakta, tabel, grafik dan statistik
2. Berikan definisi informasi?
Jawab:
Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan
3. Apa perbedaan antara data dan informasi?
Jawab:
Data masih merupakan bahan baku informasi yakni sekelompok lambang yang tidak acak yang menunjukan jumlah, tindakan dsb. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses
4. Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi dan pekerjaan dan pekerjaan apa yang dilaksanakan!
Jawab:
Kantor dikatakan sebagai pusat informasi karena tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman.
Adapun pekerjaan dari kantor adalah:
• Menerima informasi
• merekam informasi
• Memberi informasi
• Melindungi aset

BAB IV
1. Berikan batasan korespondensi dan surat!
Jawab:
Korespondensi dibatasi sebagai teknik pembuatan surat dan berkomunikasi dengan surat.
Surat dibatasi sebagai sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain.
2. Apa saja tujuan umum surat (TUS)!
Jawab:
TUS = Mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan.
3. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas!
Jawab:
Fungsinya:
– Sebagai wakil/duta untuk berhadapan dengan lawan bicara
– Sebagai alat pengingat
– Sebagai pedoman kerja
– Sebagai bukti tertulis
– Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan/bukti sejarah
4. Uraikan syarat surat-surat yang baik!
Jawab:
– Format yang menarik
– Tidak terlalu panjang
– Bahasa yang jelas
– Bahasa yang padat
– Bahasa yang beradab
– Harus bersih dan necis
5. Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat!
Jawab:
– Penguasaan materi
– Penguasaan bahasa
– Penguasaan pikiran dan perasaan sipenerima
– Pengetahuan mengenai posisi
– Pengetahuan tentang teknik korespondensi
6. Uraikan langkah-langkah teknik penulisan surat!
Jawab:
– Penegasan tujuan pokok
– Pengumpulan data/informasi
– Perkiraan tentang pembaca
– Penyusunan konsep
– Penyelesaian
Pengertian dan Prinsip-prinsip Perkantoran Modern

A. Pendahuluan
Kalau kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran Modern, pastilah kita memikirkan sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi dengan perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih duduk seorang yang berdasi di depannya terpampang beberapa alat dukung seperti: telepon, Laptop yang stand bai dengan monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang melambangkan dunia maya dan seterusnya dan seterusnya. Itulah gambaran awal kita ketika membaca atau mendengar kata “Manajemen Perkantoran Modern”. Sepakat ? Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang up to date…..Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuha kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan, pengertian kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya. Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang yang mempunyai keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian, pengalaman, integritas atau bakat seseorang aebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang dipimpinnya.
B. Definisi Perkantoran.
Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:
1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
4. Jasa pelayanan (service, kind help)
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).
Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:
a. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
b. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.

Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Contoh: Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya admninistratif.
Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

C. MANAJEMEN PERKANTORAN
Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.
The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:
• Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)
• William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).
• Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
• George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute.”
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang.

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
Dia mengatakan:
Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.
Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
• Tata penyelenggaraan;
• Pelaksanaan secara efesien;
• Pengendalian, pengawasan dan pengarahan
• Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.
Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) sebagai berikut:
The terms Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs”
(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.
4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

D. PERKANTORAN MODERN
Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:
a. memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
b. menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
c. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
d. memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
e. mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”
Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri, terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).
Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.
Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:
a. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
b. Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.
c. Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban 250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)
Referensi:
1. Manajemen Perkantoran Modern (Modul Prajab Gol.III.Edesi Revisi)
2. Administrasi dan Perkantoran

Apa yang dimaksud dengan sistem perkantoran?

Apa saja perencanaan dalam sistem perkantoran?

Apa yang dimaksud dengan pentingnya sistem perkantoran?

Langkah langkah pengembangan sistem kantor?