Apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi kepegawaian?

KOMPAS.com - Administrasi dapat dikaitkan dengan penyelenggaraan kebijakan di suatu bidang tertentu. Selain itu, administrasi juga dapat menyangkut kegiatan atau usaha di perkantoran.

Diperkirakan, ilmu administrasi sudah ada sejak zaman Bangsa Romawi dan kemudian dibudayakan oleh masyarakat Eropa Barat. Hingga saat ini, ilmu administrasi masih diterapkan di berbagai bidang di Indonesia serta negara lainnya.

Pengertian administrasi

Menurut Mariati Rahman dalam buku Ilmu Administrasi [2017], administrasi merupakan bimbingan, kepemimpinan serta pengawasan usaha terhadap sekelompok orang agar tujuan bersama tercapai.

Dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi [2020] karya Alemina Henuk-Kacaribu, disebutkan jika secara etimologis, adminitrasi berasal dari Bahasa Yunani, “administrare”, berarti melayani atau membantu.

Dalam artian sempit, administrasi dapat diartikan sebagai aktivitas tulis menulis atau ketatausahaan. Lebih spesifiknya, administrasi menyangkut kegiatan menerima, mencatat, menghimpun, mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan dokumen atau semacamnya.

Baca juga: Apa Perbedaan Administrasi Negara dengan Administrasi Swasta?

Jika melihat arti luasnya, administrasi bisa didefinisikan sebagai proses kerja sama antar beberapa individu yang dilakukan secara efisien untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan.

Ruang lingkup administrasi

Mengutip dari buku Administrasi Bisnis [2017] oleh Apiaty Kamaluddin, ruang lingkup administrasi berkaitan dengan tugas pelayanan di organisasi atau perusahaan tersebut. Ruang lingkup administrasi meliputi: 

1. Menghimpun
   Adalah kegiatan pencarian serta usaha untuk mendapatkan keterangan atau informasi, yang di kemudian hari siap untuk digunakan. Kegiatan menghimpun ini lebih berfokus pada informasi yang belum pernah didapatkan.
2. Mencatat
   Adalah kegiatan pencatatan berbagai informasi dalam bentuk tulisan dengan memakai peralatan yang disediakan, sehingga hasil catatan tersebut bisa dibaca, dikirim serta disimpan.
3. Mengelola
   Adalah kegiatan mengerjakan dan mengelola berbagai informasi, termasuk menyajikannya dalam bentuk yang bermanfaat.
4. Mengirim
   Adalah kegiatan menyimpan keterangan atau informasi dan kemudian menyebarkannya dari satu pihak ke pihak lainnya.
5. Menyimpan
   Adalah kegiatan meletakkan barang atau menyimpan informasi di tempat yang aman, dengan cara apapun.

Baca juga: 6 Unsur Manajemen

Unsur administrasi

Unsur administrasi merupakan bagian atau unsur yang harus ada dalam setiap kegiatan administrasi.

Jika unsurnya tidak lengkap, maka kegiatan administrasi bisa terganggu atau tidak terlaksanakan dengan baik.

Unsur administrasi dibagi menjadi dua, yaitu unsur pokok dan unsur umum. Berikut penjelasannya:

Artinya unsur yang harus ada atau tidak bisa dihilangkan dalam kegiatan administrasi. Unsur pokok tersebut meliputi:

1. Dua orang manusia atau lebih
   Unsur pokok yang harus ada dalam administrasi karena setiap manusia membutuhkan bantuan orang lain. Kegiatan administrasi bisa berlangsung dengan baik jika ada dua orang manusia atau lebih yang saling membantu.
2. Tujuan
   Merupakan nilai atau kebutuhan manusia, baik secara jasmani ataupun rohani. Tujuan organisasi atau perusahaan bisa didapatkan jika dua orang manusia atau lebih saling bekerja sama untuk meraih tujuan tersebut.
3. Tugas dan pelaksanaan
   Setiap orang yang terlibat dalam kegiatan administrasi sudah memiliki tugas dan peranannya masing-masing. Mereka harus melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya.
4. Peralatan dan perlengkapan
   Agar kegiatan administrasi berjalan dengan baik dan tujuan organisasi dapat tercapai, setiap orang yang bekerja di dalamnya memerlukan peralatan serta perlengkapan.

Baca juga: Peluang Usaha: Pengertian, Kriteria, Cara, dan Penyebabnya

Artinya unsur ini harus dimiliki di segala bentuk kegiatan administrasi. Unsur umum tersebut meliputi:

1. Organisasi
   Merupakan kumpulan orang dengan visi, misi dan tujuan yang sama. Adanya kesamaan ini membuat orang di dalam organisasi tersebut bekerja sesuai tugas dan wewenangnya, serta bekerja sama satu sama lain agar tujuannya tercapai.
2. Manajemen
   Dalam pelaksanaan tugas dan wewenang, setiap orang dalam organisasi harus diawasi. Hal ini menjadi salah satu fungsi utama dari manajemen, yaitu fungsi pengawasan.
3. Komunikasi
   Komunikasi sangat diperlukan di bidang apapun, termasuk administrasi. Adanya komunikasi akan mempermudah orang untuk saling bekerja sama, melaksanakan tugas dan mencapai tujuan bersama.
4. Kepegawaian
   Sering juga disebut sumber daya manusia. Kepegawaian mencakup pencarian, penempatan serta penggunaan tenaga manusia dalam sebuah kegiatan administrasi. Kepegawaian juga mencakup pelatihan serta analisis dan klasifikasi jabatan.
5. Keuangan
   Sering disebut administrasi keuangan. Bidang ini berfokus pada tugas penganggaran belanja, pembukuan, pemeriksaan atau auditing serta pekerjaan di ranah keuangan lainnya.
6. Perbekalan
   Adalah perlengkapan, persediaan, logistik serta urusan rumah tangga. Bidang ini sering juga disebut administrasi perlengkapan. Fokus tugasnya ialah pembelian, persediaan, klasifikasi serta strandarisasi alat dan pengendalian harta benda.
7. Ketatausahaan
   Merupakan kegiatan perencanaan, pengadaan, pengiriman serta penyimpanan berbagai informasi yang diperlukan dalam kerja sama. Ketatausahaan bisa menyangkut administrasi perkantoran, manajemen perkantoran, tata persuratan, arsip, sekretaris, dan lainnya.
8. Hubungan masyarakat
   Perusahaan atau organisasi butuh interaksi baik dengan publik serta pelanggan, agar mendapat dukungan baik. Hubungan masyarakat juga sering dikenal dengan public relation dan advertising [iklan untuk promosi].

Baca juga: Logistik: Pengertian, Tujuan, Manfaat, Kegiatan dan Sistemnya

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian - Administrasi kepegawaian bersangkutan dengan pemakaian sumber daya manusia pada suatu system. Bersangkutan dengan hal tersebut, pada kegiatan belajar ini sudah dikeluarkan beberapa konsep menurut para ahli tentang pengertian, ruang lingkup, serta kegunaan/kegiatan kepegawaian.

System Administrasi Kepegawaian

Organisasi administrasi kepegawaian merupakan bagian dari administrasi negara yang pengetahuan nya ditetapkan dari maksud yang hendak di kabulkan. Pola pengetahuan nya tergantung pada contoh negara yang dianut suatu negara, federal atau persatuan.

Pengetahuan dasar organisasi kepegawaian  di suatu negara merujuk pada UU no 43 tahun 1999 mengenai pengalihan atas  UU no 8 tahun 1947 mengenai dasar-dasar kepegawaian. Pada undang -ndang ini di sebutkan bahwa pada rangka usaha meraih tujuan nasional  untuk melahirkan masyarakat madani yang patuh pada hukum, demokrasi, adil, dan bermoral tinggi, berperadaban modern, pdibutuhkan pegawai negeri yang berupa unsur aparatur negara yang bekerja sebagai abdi masyarakat yang melakukan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh rasa keikhlasan dan kesetiaan kepada Pancasila dan UUD 1945.

Fungsi teknis administrasi kepegawaian

Administrasi kepegawaian pada dasarnya mengerjakan 2 kegunaan yaitu manajerial dan teknis. Kegunaan manajerial bersangkutan pada kegiatan pikiran atau pemakaian mental terdiri dari perencanaan, system, pengarahan, dan mengendalikan pegawai. Sementara kegunaan operatif bersangkutan dengan pekerjaan yang di kerjakan  dengan fisik terdiri atas pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrase, dan pemeliharaan.

Fungsi umum administrasi kepegawaian

Perencanaan pegawai

Perencanaan pegawai bisa dikenalkan sebagai proses penetapan kebutuhan pegawai pada masa yang akan dating menurut peralihan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai yaitu bagian penting dari dan sebagai kontributor dalam proses penjadwalan strategis karena menolong menetapkan apa yang benar-benar diraih dengan sumber yang tersedia.

Perancangan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, mengubah aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa yang akan dating secara efisien, menambahkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta mencukupi informasi mengenai kepegawaian yang bisa menolong pekerjaan dan suatu system lainnya. Melewati perancangan bisa dilihat perekrutan pegawai baru, promosi, dan pengiriman secara proaktif sehingga tidak mengganggu perencanaan organisasi.

Dalam pembuatan perancangan pegawai butuh diketahui penyebab internal dan eksternal organisasi. Selain itu, perlu pula diketahui langkah-langkah yang akan dilewati  sebagaimana di perlihatkan Miller Burack dan Maryann.

Pengorganisasian Kepegawaian

Pengorganisasian Greader merupakan suatu langkah untuk menerapkan, mengelompokkan, mengatur segala macam  kegiatan yang dianggap penting, termasuk juga penerapan tugas dan wewenang seseorang, pendelegasian wewenang supaya mencapai tujuan. Pengorganisasian ini Greader mengantarkan berbagai sumber dasar ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang yang bekerja di dalamnya bisa bekerja sama secara bermanfaat dalam mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Salah satu factor dari pengorganisasian yaitu terbentuknya susunan organisasi dan dalam struktur organisasi  akan terlihat bagaimana hubungan antara unit satu dengan unit yang lainnya. Struktur organisasi  akan mempengaruhi aliran kerja, oleh sebab itu dalam menggambarkan susunan organisasi bagian  kepegawaian butuh dipikirkan  segala penyebab sebagaimana yang sudah di cantumkan.

Pengadaan pegawai

Perencanaan dan Rekruitmen

Salah satu fungsi kepegawaian yaitu perencanaan pegawai. Pada acara perencanaan  pegawai ini harus dilihat apakah ada informasi yang kosong, selain itu perlu juga di perhatikan  keperluan SDM , banyak nya keperluan dan bentuk pekerjaan.

Perekrutan adalah proses resesi sejumlah calon yang mempunyai potensi untuk diambil menjadi pegawai yang dikerjakan melewati segala macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual mempunyai beberapa gangguan yang berasal dari kebijakan suatu system maupun dari perancangan SDM.

Penulis : Julia